Tokom protekle decenije, dominacija otvorenih prostora u modernim uredima postala je sve izraženija, što je istisnulo druge vrste organizacije prostora. Iako otvoreni prostor poboljšava interakciju zaposlenih i smanjuje troškove nekretnina, on takođe otežava fokusiranje i koncentraciju na posao, što negativno utječe na produktivnost i na kraju može nadmašiti korist.
Naravno, gotovo svaka kancelarija trebala bi imati otvorena područja komunikacije koja povećavaju učestalost i efikasnost interakcije zaposlenih i povećavaju vjerovatnoću inovacija. Međutim, takva područja stvaraju smetnje vida i buke na otvorenim prostorima koji ometaju koncentraciju, a posao koji zahtijeva koncentraciju jednako je važan kao i timski rad. Stoga vrijedi shvatiti što tačno utječe na koncentraciju, kako možete izbjeći gubitak, a također i kako kompetentno kombinirati otvorene površine s područjima za fokusirani rad.
Svi znaju za problem buke i gubitka koncentracije u otvorenom svemiru, ali, nažalost, malo je onih koji se ozbiljno brinu o ovom pitanju. Možda zato što se zvuk ne može vidjeti, podcjenjujemo njegov značaj. Na primjer, ako bi došlo do curenja u uredu, iako ne vrlo ozbiljnog, odgovorno osoblje bi odmah krenulo s popravljanjem. Zvučno "curenje" može biti jednako štetno za rad u uredu, ali iz nekog razloga lako zanemarimo ovaj problem, za razliku od mokrog tepiha.
Prema istraživačkom centru Haworth, zaposlenici u prosjeku izgube 28% radnog vremena zbog ometanja u uredu. Kao rezultat, svoj radni dan moraju započeti rano ili ostati kasno kako bi izvršili sve zadatke koji zahtijevaju tišinu i koncentraciju. Ovaj problem nije daleko od novog. Uredskim radnicima često trebaju mjesta za povlačenje i fokusiranje, a nažalost, ovaj faktor se najmanje uzima u obzir u otvorenim radnim prostorima. Prema statistikama iz studije, više od polovine svih zaposlenih vjeruje da je teško koncentrirati se u svom uredu, zbog čega gube puno vremena.
Pored vizuelne gužve i zagađenja bukom s kojima se zaposlenici moraju suočiti u uredima otvorenog plana, zasićeni su smetnjama poput e-pošte, zujanja pametnih telefona i iskačućih poruka. Višak informacija iz kontinuiranih mobilnih i internetskih komunikacija ih "paralizira", ostavljajući manje vremena za fokusiranje na svoj posao i nestandardno rješavanje problema. Ljudski mozak djeluje na isti način kao i prije tisuću godina, ali sada imamo sve ove tehnologije i naša biologija nije išla u korak s njihovim razvojem. Preopterećenost informacijama brzo je postala glavni negativni trend na tržištu ljudskog kapitala.
Gubitak koncentracije
Dok radi na jednom zadatku, osoba se može usredotočiti na takav način da će percipirati samo one informacije koje smatra važnim, zanemarujući sve ostalo. Ovo je nevjerovatna sposobnost ljudskog mozga. Međutim, kada se pojave višestruke smetnje, pažnja se često prebacuje sa zadatka na manje važan.
Važno je napomenuti da se distrakcije mogu podijeliti na dvije vrste: unutarnje i vanjske. A prema studiji, potrebno je u prosjeku 23 minute da se zaposlenici preusmjere i vrate na posao prekinut vanjskim ometanjem. Zanimljivo je da se pritom usredotočuju na najmanje još dva zadatka prije nego što se vrate na onaj koji su radili prije.
Interni faktori su, po pravilu, lične misli ili iskustva koja nisu direktno povezana s poslom, na primjer, šta jesti za ručak ili koje stvari ostaju za večer. Povratak na posao, ometen unutarnjim faktorima, kako se ispostavilo, nešto je teži i traje oko 30-35 minuta. Dakle, trošimo dosta kognitivnog napora kontrolirajući vlastite misli koje nam ometaju. Stoga je toliko važno minimalizirati učinak vanjskih čimbenika - uostalom, što je više napora potrebno za suočavanje s vanjskim faktorima, to će češće osoba biti ometena i više vremena će biti izgubljeno.
Što je više zadataka više, to je niža efikasnost
Ljudski mozak nije sposoban obrađivati informacije na isti način kao računar koji može istovremeno izvoditi nekoliko procesa. Ljudi imaju tendenciju da budu više u nizu akcija. Kada pokušavamo izvršiti dva ili više zadataka, često se osjećamo kao da to radimo odjednom. U stvarnosti, prebacujući se između zadataka, gubimo puno vremena i što su dulje izvršeni, to više gubimo koncentraciju i više greški radimo. Mnogi čak i multitasking nazivaju još jednim oblikom distrakcije, jer višestruki zadaci imaju tendenciju da odvrate pažnju među njima.
Na primjer, imamo zadatak napuniti nekoliko čaša iz jedne boce vode. Ne možemo ih napuniti u isto vrijeme, pa ih ispunjavamo potpuno jednu po jednu ili malo po malo, vraćajući se iznova u prazne čaše. U prvom slučaju ćemo se očito nositi brže i efikasnije, dok će u drugom slučaju proces trajati duže, dok više čaša možemo proliti više čaša. A što više čaša, to će duže trajati ovaj proces i više vode ćemo proliti.
Tehnologija može biti posebno izazovna kod multitaskinga, jer smo uz sve smetnje u stanju da se pripremimo za rastresenost, a većina ljudi jednostavno se ne nosi dobro sa multitaskingom. Stoga, usredotočujući se na jednu aktivnost, radimo produktivnije. Pogotovo u "protočnom" stanju.
Uđite u potok
Flow je koncept u psihologiji koji je razvio mađarski psiholog Mihai Csikszentmihalyi 1970-ih. Ovaj pojam se odnosi na mentalno stanje u kojem je osoba u potpunosti uključena u određenu aktivnost, motivirana, puna energije i često gubi pojam o vremenu. Na taj način radi ne samo produktivnije, već i kreativnije.
Vanjska distrakcija može ometati fokus, ali ima malo ili nimalo utjecaja na one koji su u "protočnom" stanju. Na primjer, glazbu u uredu jedan može shvatiti kao distrakciju, a drugi gotovo neprimjetno, iako su obje usmjerene na isti zadatak. To može značiti da je drugi već ušao u stanje "protoka", dok drugi to samo pokušava učiniti, ali vanjski faktori ga ometaju.
S druge strane, vanjski podražaji ne moraju biti distrakcije, već, naprotiv, mogu biti korisni za obavljanje posla. Ponekad je potrebno razumjeti i procijeniti vanjsku situaciju i okoliš. Ova situacijska svijest može biti korisna za određene aktivnosti. Na primjer, u vožnji je osoba usredotočena, dok treba procijeniti različite situacijske čimbenike: put, semafore, ostale sudionike u prometu.
Produktivan kancelarijski rad zahtijeva i svjesnost o situaciji i ulazak u „tekuće“stanje. Nažalost, nemoguće je istovremeno biti u obje države, stoga, uzimajući u obzir trenutne zadatke, okolnosti i interne i eksterne faktore, zaposlenici se moraju prebacivati između njih. A kancelarijski prostor trebao bi podržati rad u svakoj od ovih država.
Dizajn radnog prostora za koncentraciju
Ometanje neće nestati, ali kancelarijski prostor trebao bi fokusirati rad, a ne stvarati nove prepreke za postizanje „protočnog“stanja.
Radne potrebe zaposlenih mijenjaju se tijekom dana, ovisno o zadatku. Na primjer, prvo trebate sortirati poštu, uputiti nekoliko poziva, zatim se pripremiti za sastanak, razgovarati o zadacima s kolegama, a zatim pripremiti komercijalnu ponudu. Samo integriranim pristupom dizajnu možete stvoriti prostor koji je pogodan za sve navedene aktivnosti.
Ovaj holistički pristup organizaciji uredskog prostora obuhvaća pet principa: raznolikost, izbor, kontrolu, prepoznavanje i dopunu.
Raznolikost. Ne birajte između otvorenog i privatnog prostora, zaposlenicima trebate pružiti i jedno i drugo, a također im dati priliku da odaberu odgovarajući prostor za svaki zadatak. Posao koji zahtijeva koncentraciju može se izvoditi u bilo kojem području: nekome je ugodnije na otvorenom prostoru uz zvuk uredskog brujanja, dok nekome treba potpuna tišina na osamljenom mjestu. Glavna stvar je da su obje vrste prostora predstavljene u uredu.
Izbor. Vjerujte svojim zaposlenima da će odabrati gdje, kako i kada će raditi svoj posao. I sami će moći pronaći uslove u kojima će biti najproduktivniji.
Kontrola. Omogućite zaposlenima kontrolu nad svojim radnim mestom. Ako za njih odlučite sve, velika je vjerojatnost da će se pogriješiti s njihovim preferencijama. Na primjer, odlukom da eliminiraju smetnje buke među zaposlenima i izoliraju ih od zajedničkih područja, kompanije mogu značajno pogoršati interakciju kolega. Umesto toga, dajte zaposlenima mogućnost da regulišu privatnost svog radnog mesta, učestalost interakcije sa kolegama, kao i set dodatne opreme, nivo osvetljenosti, temperaturu itd. Sama spoznaja da mogu kontrolirati svoj radni prostor može nadoknaditi neke negativne efekte distrakcije.
Prepoznavanje. Dolazak iz tačke A u tačku B, a zatim u tačku C trebao bi biti jednostavan. Jasni i jednostavni rasporedi omogućavaju ljudima brzu navigaciju u prostoru i izbjegavanje neugodnih situacija i gubljenja vremena. Zaista razumljiv izgled omogućava zaposleniku da mentalno zamisli mapu ureda, pronađe kolege u njoj i intuitivno shvati svrhu svake zone. Kada jasno razgraničite funkcionalna područja, ne preopterećujete kognitivne procese zaposlenih nepotrebnim mislima i oni su odmah spremni usmjeriti svoju energiju na izvršavanje zadataka, umjesto na pokušaj snalaženja u svemiru.
Dopunjavanje snaga. Dajte zaposlenicima vremena i prostora za pauze. Kada se dugo koncentriramo na posao, troši se puno energije i tijelo se brže umara. Naš mozak čini zaista nevjerovatne stvari omogućavajući nam da se dugo koncentriramo na nešto, ne obraćajući pažnju na distrakcije. Stoga je "punjenje" nakon takve aktivnosti jednostavno neophodno. Jedna od mogućnosti za punjenje energije je uživanje u pogledu s prozora uz kratku pauzu od posla, a svaka kompanija bi trebala pružiti ovu priliku. Takođe možete praviti kratke pauze tokom dana kako biste priuštili nešto ili popričali sa kolegama u neformalnim područjima. Jedna ili dvije duže pauze, poput odlaska u teretanu ili šetnje izvan ureda, mogu pružiti potreban poticaj energiji za duži radni trening. Važno je zaposlenima pružiti ove mogućnosti kako bi uvijek bili pod naponom da rade koncentrirano.
Problem koncentracije u ruskim kancelarijama
Denis Chernichkin, direktor Haworth Business Interiorsa, dao je svoje komentare na ovu studiju i povezao ih sa ruskom realnošću.
„Problem koncentracije na otvorenim prostorima u Rusiji nije ništa manje hitan nego na Zapadu. Čak bih rekao da je to pitanje još akutnije. Činjenica je da se, na primjer, američke kompanije uglavnom pažljivo kreću prema otvorenom prostoru i koriste ga samo za određene odjele ili zone. U ruskim kancelarijama ovaj je prelaz postao oštriji i jednostavniji, ne uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti zaposlenih i njihove stilove rada. Štoviše, često u brojnim redovima monotonih "klupa" praktički nema nikakvih razgraničenja ili akustičnih barijera. Zašto buka i druga smetnja dosežu kritične razine. To potvrđuje i naše istraživanje Ideation-a u ruskim uredima, uslijed čega dobivamo stalnu potvrdu da je u gotovo svakoj kompaniji glavna žalba zaposlenih nedostatak privatnosti i nemogućnost koncentracije.
Da bi se zaposlenici usredotočili na svoje zadatke, radni prostor treba da pruža jasno definirana područja za timski, individualni i fokusirani rad. Te se zone ne bi trebale nadmetati, već se nadopunjavati. Veća raznolikost i dostupnost ovog ili onog prostora omogućava zaposlenima da koriste najprikladnije okruženje za trenutni zadatak i omogućava im da ne ometaju susjede, kao i ublažava dosadnu monotoniju ponavljanja redova otvorenog prostora, poboljšavajući zvučnu udobnost.
I naravno, izuzetno je važno osposobiti zaposlenike za pravilno korištenje prostora. Neophodno je ljude uključiti u proces promjena od samog početka, jer je mnogo lakše implementirati ideje dobivene komunikacijom s kolegama, a ne nametati druge. Kompanije trebaju ojačati novo ponašanje dobro artikuliranom strategijom promjena, komunikacijom i obukom. U ovom slučaju neće naići na otpor zaposlenih, a efikasnost inovacija bit će što veća. Na osnovu istraživanja Haworth
