Prije svega, vrijedi shvatiti u kojim se uvjetima rađaju nove ideje i kako kreativni proces djeluje sa stanovišta rada ljudskog mozga. Važno je shvatiti da kreativnost nije dar, već vještina koja se može razviti. Za nju nije odgovorna desna hemisfera, kao što se obično vjeruje, već cijeli mozak, stoga radno okruženje treba podržavati čitav lanac misaonog procesa, a ne neki zasebni dio.
Postoje 4 faze kreativnog procesa: priprema (prikupljanje informacija i stjecanje novih znanja), vaganje (uspostavljanje veze između trenutnog znanja i novih informacija), uvid (pojava nove ideje) i provjera (testiranje ideje na drugima).
Ovaj proces je cikličan, odnosno kao rezultat verifikacije dobivamo povratne informacije, na njihovoj osnovi generiramo nove ideje i procjenjujemo ih dok se te ideje u potpunosti ne formiraju i testiraju. Bez trošenja odgovarajućeg vremena na svakoj od ovih faza nećemo dobiti radnu kreativnu ideju.
Vremenom ovaj proces teče sve prirodnije, pogotovo što usavršavamo svoja znanja i vještine, slijedimo prave radne navike i razumijemo kako kombinirati nove ideje i odabrati najbolje. Vrijedno je napomenuti da će ljudi koji imaju široko znanje o raznim pitanjima vjerovatnije imati nove ideje. Kroz svoju znatiželju razvijaju otvorenost za nova iskustva, koja je usko povezana s kreativnošću. Njihovo duboko razumijevanje različitih predmeta pruža više "sirovina" za nove veze između znanja, što dovodi do novih ideja.
Konvergentno i divergentno razmišljanje
Postoje 2 vrste razmišljanja - konvergentno i divergentno. Prvi je odgovoran za pronalaženje izravnog odgovora na određeno pitanje, koje zahtijeva poznavanje prethodno naučenih činjenica i metoda. A divergentno razmišljanje je kreativni proces donošenja rješenja, stvaranja novih ideja.
Konvergentno razmišljanje odgovorno je za dvije faze kreativnog procesa - provjeru i pripremu. U ovom trenutku asimiliramo nove informacije, pa je sposobnost fokusiranja vrlo važna za ovu vrstu razmišljanja. Kada okolina sa sobom nosi mnogo distrakcija, moramo uložiti više kognitivnog napora da bismo kontrolirali svoju pažnju, a s obzirom na naše ograničene kognitivne resurse, u blizini radnog mjesta trebaju postojati područja za odmor i oporavak.
Ometanje može biti i unutarnje, kad nam stanu na put vlastite emocije. Eksperimenti pokazuju da se pretjeranim uzbuđivanjem ili stresom produktivnost značajno smanjuje pri izvršavanju hitnih zadataka koji zahtijevaju koncentraciju. Istovremeno, odsustvo emocija uopšte, odnosno dosada, takođe negativno utiče na produktivnost, jer u ovom stanju ne možemo dugo zadržavati pažnju. Na primjer, tijekom sastanaka naše misli često idu u drugom smjeru, ako tema nije zanimljiva. Stoga je za rad na koncentraciji važno da sami zadaci budu zabavni i izazovni, ali istovremeno i izvedivi.
Suprotno tome, za zadatke koji uključuju divergentno razmišljanje, vanjski podražaji mogu biti od pomoći. Faze vaganja i uvida manje su fokusirane i što više skrećemo pažnju na različite stvari, to je veća vjerojatnost da će se u našoj glavi pojaviti nova veza koja stvara novu ideju. Odnosno, za divergentno razmišljanje potrebna su područja s minimalnom razinom privatnosti, svijetlim dizajnom, otvorenim pogledima s prozora i predmetima nadahnuća koji pomažu u poticanju mašte i češće im se odvlači pažnja, uprkos činjenici da to može izgledati kontraproduktivno.
Stratezi Haworth Ideation Group ističu da dosada koja smeta normalnom, fokusiranom radu može u velikoj mjeri generirati nove ideje. Studije pokazuju da kada smo opušteniji, razmišljamo o nečemu što nam odvlači pažnju ili smo uključeni u rutinske aktivnosti, naš mozak u pozadini razmatra razne mogućnosti za rješavanje problema i traži prave veze, formirajući nove ideje. Stoga uvid često dolazi iznenada kada nešto učinimo nesvjesno, na primjer, vozimo se javnim prijevozom ili hodamo ulicom.
Razumijevajući ovaj proces, mnoge kompanije stvaraju posebna mjesta na kojima se ljudi mogu omesti u poslu i nakratko promijeniti aktivnosti, tako da je mozak u to vrijeme radio na novim idejama. Na primjer, ovo bi moglo biti igralište ili teretana. Poznavanje preferencija vaših zaposlenika olakšava stvaranje pravog prostora za njih, inače postoji rizik od rješenja koja niko neće koristiti.
Nažalost, potreba za stvaranjem različitih zona nije uvijek uzeta u obzir, a često u uredima prevladava ista vrsta rasporeda - ovo je ili potpuno otvoren prostor tipa otvorenog prostora, ili sistem kabineta s visokim preprekama. Da bi se stvorilo okruženje pogodno za inovacije, potrebno je održavati ravnotežu između otvorenih i zatvorenih prostora, kao i težiti raznim funkcionalnim područjima, tako da svaki zaposlenik za sebe može pronaći optimalno mjesto u kojem može napuniti energiju, razmišljati o zadatak ili odvlačite pažnju kako biste uhvatili inspiraciju …
Kada ured ima zone za konvergentno i divergentno razmišljanje, zaposlenici mogu proći kroz sve faze kreativnog procesa, naizmjenično se prebacujući između ovih načina. Stručnjaci Haworth Ideation Group tvrde da svaka osoba ima različitu učestalost prebacivanja i ovisi o nekoliko parametara: koliko se dobro može koncentrirati, koliko vremena treba za odmor i oporavak energije, količinu znanja koje već ima, potrebu za dodatnim znanjem i trenutne faze kreativnog procesa.
Prema istraživanju, 10% najproduktivnijih zaposlenih u prosjeku napravi pauzu od 15 minuta nakon svakog sata fokusiranog rada. Prebacivanje između načina rada može se dogoditi s različitim frekvencijama, ponekad tako brzo da više nije moguće utvrditi u kojem je režimu osoba. Upijamo informacije, smišljamo nove ideje i odmah ih pročišćavamo - i to sve bez dodatnih napora. U ovom smo stanju maksimalno fokusirani, dok se kognitivni napori ne troše na održavanje koncentracije, već na pronalaženje novih ideja i rješenja. Dakle, istovremeno angažiramo konvergentno i divergentno razmišljanje. Istovremeno gubimo pojam o vremenu, ali dostižemo maksimalan nivo produktivnosti. U ovo stanje, koje se naziva „protok“, nije lako ući, ali s pravim vještinama, stavom i motivacijom i odgovarajućim radnim okruženjem koje podržava sve potrebne uslove i vrste aktivnosti, puno je lakše postići.
Timski rad
Da bismo upotpunili svoje ideje i testirali njihovu korisnost i originalnost, moramo komunicirati s drugim ljudima. Odnosno, kreativni proces utječe ne samo na individualni, već i na timski rad, tijekom kojeg se razmjenjuje znanje.
Za uspješan timski kreativni rad, svi sudionici procesa moraju biti dobro upoznati jedni s drugima, imati komunikacijsko iskustvo, zajednička sjećanja i istoriju odnosa. Otvorenija međuljudska komunikacija i dobri odnosi među kolegama podstiču lako i iskreno izražavanje misli i ideja. Zaposleni se ne plaše da istinito razgovaraju i ocjenjuju prijedloge, kao i da čuju kritike zauzvrat.
Poverljivu komunikaciju može ometati organizaciona kultura kompanije u kojoj se greške osuđuju i kažnjavaju. U ovom slučaju, ljudi se ne usuđuju preuzeti odgovornost i preuzeti inicijativu. Kada se u tvrtki cijene nove ideje, a pogreške tretiraju kao korisno iskustvo nakon neuspjeha, zaposlenici se ne boje reći stvari koje inače ne bi izrazili.
Dakle, stvaranje efikasnog kreativnog okruženja zahtijeva ne samo područja za timski rad, gdje se mogu riješiti funkcionalni zadaci, već i društvene prostore koji promoviraju neformalnu komunikaciju i poboljšavaju timski duh u kompaniji.
Uz to, prema studiji Haworth Ideation Group, kreativnost zaposlenih je najveća u onim kompanijama ili odjelima u kojima je hijerarhija slabije izražena. Odnosno, za učinkovit razvoj inovacija treba težiti stvaranju malih timova i radnih grupa s horizontalnom upravljačkom strukturom koji međusobno komuniciraju unutar organizacije, kao i s vanjskim agentima, što rezultira većim brojem interakcija i veze između objekata znanja.
Organizacija prostora za kreativni proces
Kada stvarate zone za rad u koncentraciji, trebate ne samo osigurati potpunu ili djelomičnu privatnost, već i pružiti korisniku mogućnost da prilagodi mjesto sebi i svojim radnim preferencijama kako bi se maksimizovala upotreba kognitivnih resursa. Da biste to učinili, obratite pažnju na sljedeće četiri točke.
Mačevanje. Zaštita od smetnji koje ometaju fokus, uključujući vizuelne barijere (zidovi, pregrade), informativna upozorenja (ne ometaju znakove) ili zvučne barijere (slušalice ili dovoljna udaljenost od izvora buke).
Pristup informacijama. Pružanje prostora digitalnim i fizičkim materijalima (knjige, časopisi, dizajnerski predmeti) kako bi zaposlenici dobili nove informacije ili osvježili postojeće znanje.
Vizualizacija. Dovoljan broj površina za vizuelni prikaz informacija, zapisa, argumentacije i vizuelne komunikacije.
Komunikacije. Komunikacija putem medijskih rješenja ili lična interakcija s drugim kolegama radi razmjene mišljenja o određenoj temi.
S obzirom na ove atribute, korisnik će imati izbor koje će alate koristiti i kako. Na primjer, pristup informacijama je važniji za individualni rad, dok se vizualizacija češće koristi za grupnu raspravu.
Prostor za odmor i popunu treba da obezbedi zaposlenima izbor mesta i vremena. Neki ljudi vole kratke pauze kako bi se brzo odvratili, napravili pauzu i vratili se zadatku, drugima je potrebno više vremena za oporavak, što zahtijeva odvojena područja za individualni ili grupni odmor. Organizacija ovih zona ovisi o tome koje metode „punjenja“zaposleni odaberu i koliko im vremena treba za to. Uzimajući u obzir različite individualne karakteristike zaposlenih, potrebno je osigurati razna područja za rekreaciju i regeneraciju tako da svaki zaposlenik pronađe sebi najudobnije mjesto.
Korisnička kontrola prostora u odmorištima je daleko manje važna nego u koncentriranim radnim područjima. No, istovremeno im je potrebno pružiti osnovne alate za vizualizaciju i komunikaciju, na primjer, Wi-Fi i bijelu ploču, u slučaju da postoji nova ideja koju želite podijeliti.
Da ne bi opteretili kognitivne resurse zaposlenih, koji su bolje usmjereni na kreativni proces, navigacija u prostoru trebala bi biti jednostavna i intuitivna. Ovo se odnosi ne samo na mjesta za koncentrirani posao ili slobodno vrijeme, već i za čitav ured općenito. Da biste to učinili, svaka zona je istaknuta posebnom bojom, natpisom, grafikom, arhitektonskim elementom. Takođe, zaposlenici bi trebali odmah shvatiti svrhu određenog prostora i koju vrstu aktivnosti je najbolje obavljati u njemu. To će vam omogućiti da vam ne odvlače pažnju nepotrebne misli ili dugotrajna potraga za prikladnom zonom, već će vaše kognitivne napore odmah usmjeriti u konstruktivnom smjeru.
Stoga stvaranje uredskog okruženja za učinkovit kreativan rad nije samo razvijanje kreativnog, nadahnjujućeg interijera. Ovo je složen proces, uslijed kojeg je potrebno osigurati potreban broj različitih funkcionalnih područja s različitim nivoima privatnosti i zvučne udobnosti kako za individualni tako i za grupni rad, kao i razna mjesta za regeneraciju i kolektivno rekreacija, doprinoseći povećanju timskog duha kompanije.
