U posljednje vrijeme koncepti agilnog rada i rada zasnovanog na aktivnostima stječu sve veću popularnost, a mnoge kompanije već razmatraju mogućnost da ih primijene u svom uredu, ali imaju određenih poteškoća. Uprava često nije u stanju napraviti takve promjene, plašeći se da se suoči sa nezadovoljstvom zaposlenih i smanjenjem njihove produktivnosti.
Denis Černičkin, direktor Haworth Business Interiorsa, rekao nam je o tome zašto promjena koncepta uredskog interijera može negativno utjecati na rad kompanije i na što treba voditi računa kako bi se prostor što efikasnije organizirao.
Koje su glavne poteškoće u provođenju projekata poput agilnog rada i rada zasnovanog na aktivnostima?
- Uredi implementirani prema tim konceptima, prije svega, pretpostavljaju prisustvo mnogih različitih funkcionalnih područja koja zaposleni može odabrati po svom nahođenju, ovisno o konkretnom zadatku i vrsti aktivnosti. Ova raznolikost daje takvu slobodu djelovanja prilikom planiranja ureda da ljudi odgovorni za to ponekad nemaju ideju odakle započeti, na što se usredotočiti ili uopće ne odlučuju o značajnim promjenama, a ako to učine, ne mogu jasno formulirati zadatak i objasnite arhitektima kakav rezultat treba postići. Obično su formulacije previše apstraktne, zasnovane na osjećajima i trendovima, a ne na konkretnim činjenicama i statistikama. Te želje su daleko od smislenog, strukturiranog, visokokvalitetnog tehničkog zadatka, koji odražava zahtjeve za efikasnim prostorom danas i na udaljenosti od tri do pet godina za određenu kompaniju. Rezultat se može pokazati neprikladnim za očekivanja kupca.
Često kompanije, ne shvaćajući šta tačno žele dobiti, počnu kopirati ideje postojećih ureda bez prilagođavanja vlastitim potrebama i implementirajući ih u potpuno drugačiji prostor, u drugačijim uslovima, u drugim timovima koji u osnovi nisu spremni prihvatiti takve koncepti. Kao rezultat, to dovodi do značajnog smanjenja produktivnosti.
Uprkos činjenici da su ove poteškoće svojstvene prelasku na koncepte agilnog rada i rada zasnovanog na aktivnostima, mogu nastati u stvaranju bilo kojeg prostora. Naravno, lakše je stvoriti standardni ured „otvorenog prostora“, gdje se često koriste rješenja iste vrste, ali poteškoće u formuliranju zahtjeva za učinkovitim prostorom pojavljuju se i u takvim slučajevima.
Kako definirate efikasan poslovni prostor?
- Ovo je prostor koji okuplja ljude i u kojem su oni najproduktivniji i najučinkovitiji. Ovo je okruženje u kojem radni timovi ili pojedini stručnjaci mogu maksimizirati svoj potencijal, kada ih okolni prostor ne ometa, već pomaže. A budući da svaki tim i svaki specijalista imaju individualne karakteristike, efektivni prostor jedinstven je za svaku pojedinu organizaciju. Ne postoji jedinstveni scenarij ili tačan odgovor, jer mnogo toga ovisi o ciljevima kompanije. Nekima je trenutno važno smanjiti troškove, smanjiti kvadratne metre po osobi, drugima - stvoriti novi proizvod ili donijeti novu tehnologiju na tržište, nekome povećati zadovoljstvo kupaca i kvalitetu usluge. Ponekad su ovi zadaci u sukobu. Stoga svaka kompanija mora odrediti koji su njeni ciljevi, kriteriji za uspjeh i kako to postići te kako prostor može pomoći u ispunjavanju ovih zadataka.
Predložio bih da se identifikuje jedan vrlo važan parametar - organizaciona kultura. Ona je ta koja razlikuje kompanije jedna od druge. Ovo je izuzetno važna karakteristika koja se na našem tržištu često podcjenjuje, iako je njen značaj odavno prepoznat u svijetu. Poznavanje i razumijevanje kulture vaše kompanije olakšava određivanje prostora koji joj treba.
Kako se kultura može povezati sa prostorom?
- Kultura utječe doslovno na sve aspekte aktivnosti organizacije, uključujući upravljanje, poslovne procese, stvorene proizvode, privlačenje i zadržavanje zaposlenih, sistem donošenja odluka, reputaciju i još mnogo toga. Gradi osećaj sigurnosti, posvećenosti kompaniji i utiče na zadovoljstvo i produktivnost zaposlenih. Stoga se na njega često gleda kao na punopravno i vrlo važno bogatstvo organizacije.
Obično je kultura u kompaniji povezana sa formalnim stvarima, kao što su korporativne vrijednosti, standardi rada, kodeksi ponašanja - takozvani vidljivi faktori. Ali postoje i nevidljivi faktori koji određuju neizgovorena pravila i navike ljudi. U ovom području radni prostor takođe igra važnu ulogu, uključujući arhitekturu, enterijer i rješenja za namještaj. Odnosno, radni prostor je važan dio organizacijske kulture i mora mu odgovarati. To je poput dijela slagalice preuzetog iz drugog seta - ne samo da neće odgovarati susjednim elementima, već će u potpunosti pokvariti cijelu sliku. Isto je i sa svemirom. Na mnogo načina oblikuje način na koji zaposlenik radi, pa ako prostor ne odgovara trenutnoj kulturi, ljudi će raditi protiv vrijednosti kompanije.
Ispada da će, ako zaposlenika premjestite iz jedne kancelarije u drugu koja se primjetno razlikuje od prethodne, raditi drugačije?
- Svakako. Naravno, ova promjena neće uvijek biti tako blistava, ali poanta je u tome da vrsta prostora, funkcije koje su u njemu dostupne i organizacijska kultura općenito određuju kako osoba pristupa zadacima, komunicira s kolegama i donosi odluke. Napokon, čak i ako o tome obično ne razmišljamo, utjecaj kulture na naše ponašanje zaista je velik. Vrijedno je promijeniti mjesto, a mi se već nesvjesno ponašamo drugačije.
Sviđa mi se izreka Winstona Churchilla: "Prvo definiramo oblik naših zgrada, a zatim naše zgrade određuju oblik našeg ponašanja." I zaista jeste. Uzmimo, na primjer, za usporedbu ponašanje ljudi izvan ureda - u skupom restoranu i u redovnom pubu. U prvom slučaju pokušavamo uskladiti nivo - službeni stil odijevanja, smiren ton, često razgovor na intelektualne teme. Ali zamislite da smo u pubu - naše će ponašanje biti slobodnije i neformalnije. Isto se događa u uredima - prostor direktno utječe na ponašanje i stil rada zaposlenih.
Šta ako se zaposlenima ne sviđa prostor u kojem rade? Kako će ovo uticati na njih?
- Ovo je izuzetno važno pitanje. Nezadovoljstvo zaposlenih kancelarijskim prostorom, gde je, na primer, nemoguće pronaći ugodno funkcionalno područje pogodno za određeni zadatak ili postoji mnogo dosadnih smetnji, stvara značajan negativan efekat. Ali, nažalost, zaposlenici ne mogu sami promijeniti postojeći prostor. Takva nadležnost pada na pleća profesionalaca odgovornih za stvaranje uredskog enterijera, koji moraju uzeti u obzir kulturne karakteristike organizacije kako bi stvorili što ugodnije okruženje. Štoviše, zbog različitih vrsta aktivnosti odjela unutar jedne organizacije, postoje takozvane potkulture, koje se također moraju uzeti u obzir prilikom dizajniranja.
Svi znamo da se arhitektura različitih država i gradova međusobno razlikuje, odražava kulturne karakteristike i stvara jedinstvenu atmosferu. U uredu je sve isto - dizajn i arhitektura uredskog prostora trebali bi odražavati individualnost organizacije i njezinih odjeljenja.
Kako možete definirati svoju organizacionu kulturu i razumjeti koji joj prostor najbolje odgovara?
- Zapravo je prilično jednostavno. Postoji klasifikacija zasnovana na 25 godina istraživanja profesora Univerziteta Michigan Cameron i Quinn pod nazivom "Konkurentske vrijednosti". Naučnici su identifikovali četiri dominantne vrijednosti u kompanijama: suradnju, rivalstvo, stvaranje i kontrolu. Svaka vrijednost povezana je sa skupom karakteristika radnog prostora koji maksimalizira njegovu podršku. Inače, ovaj su model mnogi stručnjaci prepoznali kao vrlo učinkovit i ušao je u 50 najboljih poslovnih alata u istoriji prema ocjeni Financial Timesa.
Na primjer, pogledajmo kompanije u kojima dominira vrijednost Control. Za ove organizacije je ključno odraditi posao „kako treba“. Karakterizira ih jasna organizaciona struktura, hijerarhija, stroga kontrola, obilje protokola i procedura i formalna interakcija zaposlenih. Najčešće su to velike birokratske korporacije i vladine agencije, kao i finansijski i pravni odjeli. Prostor u ovom slučaju trebao bi biti karakteriziran urednim, razumljivim rasporedom radnih mjesta, održavanjem hijerarhije i statusom, biti opremljen visokim pregradama i posebno predviđenim prostorima za interakciju, radije odvojenim sobama za sastanke. Radna mjesta su obično izolirana, rigidno podijeljena na odjele u neposrednoj blizini šefa, u unutrašnjosti se često koriste konzervativne boje.
Za usporedbu, uzmimo suprotnu vrijednost "Stvaranje". Kompanije kojima dominira ova vrijednost odlikuje želja da prvo naprave proizvod ili uslugu, fokusiraju se na inovacije, na razmišljanje izvan okvira, na želju da postanu lider kroz novi razvoj i brže izlazak na tržište jedinstvena ponuda. Ova vrsta se često povezuje s IT kompanijama, kao i kreativnim marketinškim agencijama, ali zapravo gotovo svaka kompanija koja kreira vlastiti proizvod ima tu vrijednost, pogotovo ako je na vodećoj poziciji u svojoj industriji. Za takve kompanije izuzetno je važno da u svakom trenutku mogu održavati grupne diskusije, moždane oluje, sastanke, neformalno dijeliti svoje ideje s kolegama. Stoga ovaj tip organizacije zahtijeva mnogo različitih mjesta za individualni fokusirani rad, kao i za kolektivnu interakciju i spontane sastanke, velike površine za vizuelni prikaz informacija, prostraniji prostori s dobrom perspektivom, jer promovira maštu, složeniji i organski raspored, nedostatak ujednačenosti u dizajnu i ponavljanju, nadahnjujuća unutrašnja rješenja, manje ograničenja i više slobode, te mnoštvo različitih područja za kreativnost s dobrom akustikom, jer kreativni proces se vrlo lako uništava.
Ali najvažnije je upamtiti da svaka kompanija uvijek kombinira sve četiri vrijednosti. U pravilu dominiraju njih dvije, ali, u svakom slučaju, organizaciona kultura svake kompanije jedinstvena je kombinacija svih ovih vrijednosti koje su prisutne u određenim omjerima. Stoga nećete moći pronaći kompanije sa istom kulturom. Poznavajući vlastitu organizacionu kulturu, razumijevajući ravnotežu ključnih vrijednosti, možete dobiti jasnu ideju o tome koji je prostor potreban za svaki određeni odjel i kompaniju u cjelini.
Kako tačno možete prepoznati kulturu u kompaniji?
- Sveobuhvatan naučni pristup potreban je za jasnu dijagnozu organizacione kulture kompanije i njenih odjela. Mi u HAWORTH-u imamo vlastitu patentiranu CultureLENS ™ metodologiju za provođenje ove vrste istraživanja. Zahvaljujući računarskoj tehnologiji svi zaposlenici mogu učestvovati u ovoj studiji, daljinski odgovarajući na pitanja kako bi analizirali trenutnu organizacionu kulturu. Najbolji menadžeri odgovaraju na dodatna pitanja koja pomažu u određivanju željene organizacijske kulture koju bi željeli vidjeti u svojoj kompaniji za 2-3 godine. Sve odgovore obrađuje računar, omogućavajući stručnjacima i stratezima za kancelarijski prostor da donose pojedinačne zaključke i preporuke za klijenta. Na primjer, upoređivanje sadašnje i preferirane kulture može vam pomoći da razumijete u kojem se smjeru kretati i koje promjene treba provesti u uredskom prostoru da bi se postigli željeni rezultati bez izazivanja odbijanja i otpora osoblja.
Da li dobro razumijem da rezultati proučavanja organizacione kulture čine osnovu projektnog zadatka za dizajn ureda? Moraju li kupci pružiti nešto drugo?
- Da, rezultat studije je detaljan izvještaj, koji predstavlja kratak dizajn, detaljan projektni zadatak za stvaranje budućeg ureda s primjerima prostornih rješenja koja će podržati željenu organizacionu kulturu proučavane kompanije. Ali, govorio sam o samo jednom alatu, iako temeljnom. Pored organizacijske kulture, važno je razumjeti i druge pojedinačne karakteristike organizacije - postojeće stilove rada, vrste interakcije između odjeljenja i zaposlenih, statistiku o korištenju radnih mjesta i zajedničkih mjesta, lično zadovoljstvo trenutnim radnim prostorom itd. Postoje dodatna istraživanja koja pomažu kompanijama da identifikuju sve ove karakteristike.
Za kraj, želio bih još jednom naglasiti da svaka kompanija, kada dizajnira novi ured ili vrši renoviranje postojećeg ureda, mora pažljivo analizirati sebe i svoje potrebe. Moguće je da ova organizacija ne mora preći na okretan rad ili rad zasnovan na aktivnostima. Niko nema zadatak da prati modu ili bude u trendu, naša je odgovornost stvoriti pravi prostor koji povećava produktivnost, zadovoljstvo i posvećenost zaposlenih. Napokon, ljudi su glavno bogatstvo svake kompanije.
